modalités de consultation

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L'inscription, le fonctionnement de la salle de lecture, la communicabilité des documents : découvrez les modalités de consultation des archives.


L’inscription

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La consultation est gratuite et se fait exclusivement sur place, dans le respect des règles en vigueur.

L'accès aux documents se fait après inscription sur présentation d'une pièce d'identité officielle. Cette inscription doit être renouvelée chaque année civile.

Les personnes mineures doivent en outre fournir une autorisation parentale.

 


La salle de lecture

La salle de lecture dispose de 40 places de consultation pour les documents originaux et numérisés et les ouvrages imprimés. Les microfilms sont consultables au moyen de 3 lecteurs et d'un lecteur-reproducteur.

Un règlement pris par arrêté du maire fixe le fonctionnement de la salle de lecture. Il prescrit notamment le dépôt des effets personnels dans des casiers individuels et l'utilisation du crayon à papier, à des fins de conservation préventive.

Des agents assurent l'accueil du public. Le président de salle de lecture oriente le lecteur, mais ne se substitue pas à lui dans ses recherches. Le magasinier quant à lui est chargé de la communication matérielle des documents.

Les instruments de recherche en libre accès permettent de trouver les cotes des documents conservés.


La communicabilité des documents

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Les archives sont de droit immédiatement consultables. Il existe cependant certaines restrictions.

Trois raisons peuvent rendre les documents incommunicables : les délais légaux de communicabilité pour les archives publiques, d’éventuelles restrictions souhaitées par les donateurs ou déposants pour les archives privées, l’état matériel des documents.



1. Les délais légaux de communicabilité pour les archives publiques

L'accès aux archives publiques est régi par le code du patrimoine. Si le droit commun prévoit un accès immédiat aux archives, la communication de certains documents est soumise à des délais fixés par la loi du 15 juillet 2008, codifiée. Ces délais spéciaux de 25 à 100 ans, permettent de répondre à la nécessité de confidentialité inhérente à certains types de document ou d'information.

Toutefois, une procédure particulière permet de consulter des archives n'ayant pas atteint le délai légal de communicabilité : c'est la communication par dérogation. Cette autorisation qui est délivrée par le ministre de la culture après accord du service ayant produit les dossiers, s'applique à une personne nommément désignée pour des documents identifiés par une cote.

2. Des restrictions souhaitées par les donateurs ou déposants pour les archives privées

Les fonds privés sont consultables selon les conditions fixées par les donateurs, légataires ou déposants. Dans certains cas, leur accord est requis avant toute consultation ou reproduction des dossiers.

3. L’état matériel des documents

Les documents en mauvais état matériel ou ceux que des manipulations risqueraient de détériorer, sont retirés de la communication.

Ils peuvent être le cas échéant communiqués sur des supports de substitution (numérique ou microfilm) qui permettent d’y avoir accès sans manipuler les originaux. C'est ainsi que les autorisations de voirie et le recensement de la population sont consultables sous forme de microfilms, que l’état civil l'est sur microfilms, puis progressivement sur support numérique, et que le cadastre l'est sur support numérique.

La restauration des documents permet toutefois de les rendre à nouveau communicables. Le fonds ancien, en grande partie incommunicable en raison de la présence de nombreux documents gravement endommagés lors de l'incendie de 1862, est progressivement restauré et remis à la disposition des lecteurs.



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